Kebijakan Privasi

1. Pendahuluan

PT Jiwanta Abyudaya Abadi ("Ohana Space", "Kami") menghargai dan melindungi privasi setiap pengguna layanan Kami.

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Ohana Space mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan mengungkapkan Data Pribadi pengguna dalam penyelenggaraan layanan melalui website, aplikasi, maupun sarana digital Ohana Space.

Ohana Space memahami bahwa layanan psikologi melibatkan informasi yang bersifat pribadi dan sensitif. Informasi mengenai kondisi kesehatan mental, keluhan psikologis, hasil pemeriksaan atau asesmen, serta informasi yang diperoleh selama proses konseling merupakan informasi yang memerlukan tingkat perlindungan dan kerahasiaan yang tinggi.

Oleh karena itu, pemrosesan Data Pribadi dalam layanan Ohana Space dilakukan berdasarkan prinsip kebutuhan, keterbatasan akses, keamanan, kerahasiaan, transparansi, dan kepatuhan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

2. Identitas Pengendali Data Pribadi

Pengendali Data Pribadi:

PT Jiwanta Abyudaya Abadi Ruko Komplek Golden 8, Jalan Arteri Panjang Kavling 8 Nomor 8 G, RT 005 RW 011 Surel: info@ohanaspace.id WhatsApp: 081215881388

Dalam Kebijakan Privasi ini, PT Jiwanta Abyudaya Abadi selanjutnya disebut sebagai "Ohana Space" atau "Kami".

Untuk pertanyaan, permintaan, atau pengaduan terkait pemrosesan Data Pribadi, Pengguna dapat menghubungi Kami melalui kontak tersebut.

3. Ruang Lingkup

Kebijakan ini berlaku terhadap Data Pribadi yang diperoleh Ohana Space melalui:

• website Ohana Space;
• aplikasi atau sistem digital Ohana Space apabila tersedia;
• formulir registrasi;
• pembuatan akun;
• pemesanan atau penjadwalan layanan;
• proses pembayaran;
• komunikasi dengan Pengguna;
• layanan konseling;
• layanan psikoterapi;
• layanan asesmen psikologi;
• kegiatan seminar, webinar, pelatihan, atau layanan psikologi lainnya; dan
• sarana komunikasi digital yang secara resmi digunakan oleh Ohana Space.

4. Jenis Data Pribadi yang Dapat Dikumpulkan

Data yang dikumpulkan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing layanan dan tidak dimaksudkan untuk mengumpulkan informasi yang tidak diperlukan.

4.1. Data Identitas

Dapat meliputi:

• nama lengkap;
• tanggal lahir;
• jenis kelamin;
• penanda apakah Pengguna berusia di bawah 18 tahun, dan hubungan perwalian apabila ada.

4.2. Data Kontak

Dapat meliputi:

• alamat surel;
• nomor telepon;
• alamat atau domisili apabila diperlukan untuk penyelenggaraan layanan.

4.3. Data Administratif dan Transaksi

Dapat meliputi:

• jenis layanan yang dipilih;
• psikolog yang dipilih;
• tanggal dan waktu janji temu;
• status pendaftaran;
• status pembayaran;
• nomor atau kode transaksi;
• informasi lain yang diperlukan untuk administrasi layanan.

Pembayaran saat ini ditangani secara manual melalui transfer bank dan kartu debit. Ohana Space tidak memproses dan tidak menyimpan nomor kartu maupun kredensial pembayaran Pengguna.

4.4. Data Psikologis dan Kesehatan Mental

Dalam penyelenggaraan layanan tertentu, Ohana Space dapat memproses informasi yang diberikan Pengguna, termasuk:

• keluhan atau permasalahan psikologis;
• riwayat yang relevan dengan layanan;
• kondisi psikologis;
• hasil wawancara;
• hasil asesmen psikologi;
• catatan atau dokumentasi pelayanan;
• rekomendasi atau hasil layanan;
• informasi kesehatan mental lainnya yang diberikan dalam rangka pelayanan.

Data tersebut diperlakukan sebagai informasi yang bersifat sangat rahasia dan hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki kewenangan serta kebutuhan yang sah untuk memberikan atau mendukung pelayanan.

Data dan informasi kesehatan termasuk Data Pribadi yang bersifat spesifik berdasarkan UU Pelindungan Data Pribadi.

4.5. Data Teknis

Untuk menjaga keamanan layanan, sistem memproses alamat IP secara sesaat guna membatasi laju permintaan dan mencegah penyalahgunaan. Alamat IP tidak disimpan di basis data Ohana Space.

Log akses server web mencatat alamat IP dalam bentuk yang sudah disamarkan — bagian terakhir alamat dihilangkan, sehingga tidak dapat digunakan untuk mengenali Pengguna — dan disimpan paling lama 14 hari untuk keperluan keamanan dan penanganan gangguan teknis.

Ohana Space tidak mengumpulkan jenis perangkat, sistem operasi, maupun data penelusuran Pengguna.

5. Tujuan Pemrosesan Data Pribadi

Ohana Space memproses Data Pribadi untuk tujuan yang spesifik dan relevan, antara lain:

• membuat dan mengelola akun Pengguna;
• melakukan registrasi dan verifikasi;
• menyediakan layanan konseling, psikoterapi, asesmen psikologi, dan layanan psikologi lainnya;
• mengatur dan mengelola jadwal layanan;
• mengirimkan konfirmasi dan pengingat jadwal;
• memproses pembayaran dan administrasi transaksi;
• menghubungkan Pengguna dengan psikolog atau tenaga profesional yang menangani layanan;
• melakukan dokumentasi pelayanan sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku;
• menyediakan hasil asesmen atau dokumen layanan kepada pihak yang berhak menerimanya;
• menjaga keamanan sistem dan mencegah penyalahgunaan;
• memenuhi kewajiban hukum dan peraturan yang berlaku;
• menangani pertanyaan, permintaan, keluhan, atau pengaduan Pengguna; dan
• meningkatkan kualitas dan keamanan layanan berdasarkan data yang telah diminimalkan dan/atau dianonimkan sejauh memungkinkan.

Ohana Space tidak menggunakan Data Pribadi klien untuk tujuan yang tidak berhubungan dengan tujuan pengumpulan data tanpa dasar pemrosesan yang sah.

6. Dasar Pemrosesan Data

Pemrosesan Data Pribadi dilakukan berdasarkan dasar yang sesuai dengan jenis dan tujuan pemrosesannya, termasuk apabila relevan:

• persetujuan Pengguna;
• pelaksanaan perjanjian atau penyediaan layanan yang diminta Pengguna;
• pemenuhan kewajiban hukum;
• kepentingan yang sah sesuai dengan ketentuan yang berlaku; dan/atau
• dasar pemrosesan lain yang diperbolehkan berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Apabila suatu pemrosesan memerlukan persetujuan, Ohana Space akan meminta persetujuan melalui mekanisme yang jelas dan terpisah sesuai dengan tujuan pemrosesan tersebut.

7. Persetujuan Pemrosesan Data

Sebelum melakukan transaksi atau menggunakan layanan tertentu, Pengguna dapat diminta untuk memberikan persetujuan terhadap pemrosesan Data Pribadinya. Persetujuan tersebut diberikan melalui mekanisme yang tersedia pada sistem, termasuk kotak centang atau bentuk persetujuan elektronik lainnya.

Persetujuan terhadap Kebijakan Privasi ini diminta terpisah dari persetujuan terhadap Syarat & Ketentuan dan dari Persetujuan Tindakan. Pada saat Pengguna menyatakan setuju, sistem menyimpan versi naskah yang ditampilkan kepadanya sebagai bukti, sehingga dapat diketahui dengan pasti naskah mana yang ia setujui.

Apabila Ohana Space menerbitkan versi baru Kebijakan Privasi, Pengguna akan diminta menyetujuinya kembali sebelum pemesanan berikutnya.

Persetujuan untuk penyelenggaraan layanan tidak secara otomatis dianggap sebagai persetujuan untuk menerima materi promosi atau pemasaran. Pengguna dapat memberikan atau menolak persetujuan untuk tujuan pemasaran secara terpisah.

8. Kerahasiaan Data Klien

Ohana Space berkomitmen menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh dalam hubungan pelayanan psikologi.

Data mengenai konseling, psikoterapi, asesmen psikologi, kondisi psikologis, hasil pemeriksaan, catatan pelayanan, dan informasi pribadi lain yang diperoleh dalam proses pelayanan tidak akan ditampilkan kepada publik atau digunakan untuk kepentingan lain di luar tujuan yang sah tanpa dasar pemrosesan yang sesuai.

Kerahasiaan tersebut berlaku terhadap informasi yang tersimpan secara elektronik maupun dalam bentuk lainnya.

Apabila terdapat ketentuan profesional atau peraturan perundang-undangan yang mewajibkan kerahasiaan, Ohana Space dan pihak yang terlibat dalam pelayanan wajib memperhatikan kewajiban tersebut.

9. Pembatasan Akses Internal

Akses terhadap Data Pribadi dilakukan berdasarkan prinsip need-to-know dan kewenangan masing-masing. Tidak seluruh karyawan atau pihak yang bekerja untuk Ohana Space dapat melihat seluruh informasi klien.

9.1. Tim Administrasi

Tim administrasi hanya memperoleh akses terhadap data yang diperlukan untuk:

• registrasi;
• penjadwalan;
• administrasi pembayaran;
• komunikasi administratif; dan
• kebutuhan operasional lain yang relevan.

Tim administrasi tidak dapat mengakses isi konseling, catatan psikologis, maupun hasil asesmen klien. Catatan tersebut disimpan terpisah dari data administrasi, dengan kendali akses tersendiri, dan tidak tersedia melalui sistem administrasi dalam bentuk apa pun.

9.2. Psikolog atau Profesional yang Menangani

Psikolog atau profesional yang memberikan layanan dapat memperoleh akses terhadap informasi yang diperlukan untuk memberikan pelayanan secara profesional. Akses tersebut dibatasi pada klien dan layanan yang menjadi tanggung jawabnya.

9.3. Tim IT atau Administrator Sistem

Pihak yang bertanggung jawab atas sistem dapat memperoleh akses teknis apabila diperlukan untuk:

• pemeliharaan;
• keamanan;
• troubleshooting;
• pencadangan;
• pemulihan sistem; atau
• penanganan insiden.

Akses teknis tidak memberikan hak untuk menggunakan, membaca, atau menyebarluaskan isi informasi psikologis untuk kepentingan pribadi maupun kepentingan di luar kebutuhan teknis.

9.4. Tim Marketing

Tim marketing tidak diberikan akses terhadap isi konseling, catatan psikologis, hasil asesmen, atau informasi kesehatan mental klien untuk kepentingan pemasaran.

Data layanan tidak boleh digunakan sebagai bahan promosi yang dapat mengidentifikasi klien tanpa dasar pemrosesan dan persetujuan yang sesuai.

10. Pengungkapan Data kepada Pihak Ketiga

Ohana Space tidak menjual Data Pribadi klien.

Data hanya dapat diberikan kepada pihak ketiga apabila diperlukan dan memiliki dasar yang sah, misalnya:

• penyedia layanan teknologi;
• penyedia layanan hosting atau cloud;
• penyedia layanan komunikasi;
• penyedia layanan keamanan sistem;
• pihak profesional yang terlibat dalam pelayanan apabila diperlukan;
• pihak yang diwajibkan berdasarkan peraturan perundang-undangan; atau
• pihak lain berdasarkan persetujuan Pengguna apabila persetujuan tersebut diperlukan.

Pihak ketiga hanya diberikan data sejauh diperlukan untuk tujuan yang telah ditentukan dan wajib menjaga keamanan serta kerahasiaan Data Pribadi sesuai perjanjian dan ketentuan yang berlaku.

Daftar pihak ketiga yang benar-benar digunakan saat ini tercantum pada Bab 18.

11. Data untuk Pemasaran

Ohana Space dapat menawarkan informasi mengenai program, seminar, edukasi, produk, atau layanan apabila Pengguna memberikan persetujuan untuk menerima komunikasi pemasaran tersebut atau terdapat dasar pemrosesan lain yang sah.

Persetujuan pemasaran bersifat terpisah dari persetujuan untuk memperoleh layanan psikologi.

Pengguna dapat berhenti menerima komunikasi pemasaran dengan mengikuti mekanisme berhenti berlangganan atau menghubungi Ohana Space.

Data atau isi konseling dan asesmen tidak digunakan sebagai bahan pemasaran tanpa dasar pemrosesan dan persetujuan yang sesuai.

12. Cookies, Analytics, dan Batas Teknis Sistem

12.1. Cookies dan Analytics

Website Ohana Space tidak menggunakan alat analitik maupun pelacak pihak ketiga. Tidak ada Google Analytics, Meta Pixel, atau layanan sejenis yang terpasang.

Cookie yang digunakan terbatas pada keperluan fungsional, yaitu:

• cookie sesi, agar Pengguna tetap masuk selama menggunakan portal; dan
• cookie keamanan, untuk melindungi dari pemalsuan permintaan lintas situs.

Keduanya diperlukan agar layanan dapat berjalan dan tidak digunakan untuk mengikuti aktivitas Pengguna di situs lain.

Huruf dan berkas tampilan situs dilayani dari server Ohana Space sendiri, sehingga kunjungan Pengguna tidak dilaporkan kepada penyedia pihak ketiga.

Ohana Space memahami bahwa kunjungan seseorang ke halaman layanan psikologi itu sendiri merupakan informasi yang sensitif. Apabila di kemudian hari Ohana Space memerlukan analitik, Ohana Space akan menggunakan alat yang dipasang di server sendiri tanpa cookie pelacak, dan memperbarui Kebijakan Privasi ini sebelum memasangnya.

12.2. Hal yang Tidak Disediakan Sistem

Untuk membatasi risiko terhadap data Pengguna, sistem Ohana Space tidak menyediakan:

• fasilitas unggah berkas oleh klien — sehingga tidak ada dokumen pribadi yang tersimpan di server melalui website;
• percakapan dua arah antara klien dan psikolog di dalam sistem;
• akses klien terhadap isi catatan klinis melalui portal.

Pembatasan ini disengaja dan merupakan bagian dari perlindungan data, bukan keterbatasan sementara.

13. Keamanan Data

Ohana Space menerapkan langkah teknis dan organisatoris yang wajar dan sesuai risiko untuk melindungi Data Pribadi dari akses tanpa kewenangan, penggunaan yang tidak sah, perubahan tanpa kewenangan, kehilangan, kerusakan, pengungkapan, dan pemusnahan yang tidak sah.

Langkah keamanan dapat mencakup:

• pengaturan hak akses berdasarkan peran;
• autentikasi dan pengamanan akun;
• enkripsi atau pengamanan transmisi data;
• pencatatan aktivitas sistem;
• pencadangan;
• pembatasan akses administratif;
• pemantauan keamanan; dan
• prosedur penanganan insiden.

Tidak ada sistem elektronik yang dapat menjamin keamanan secara absolut. Namun, Ohana Space akan mengambil langkah yang wajar untuk menghindari risiko terhadap Data Pribadi.

14. Penyimpanan dan Retensi Data

Data Pribadi disimpan selama diperlukan untuk memenuhi tujuan pengumpulan dan pemrosesannya, memenuhi kewajiban hukum, memenuhi kebutuhan dokumentasi pelayanan, atau untuk kepentingan lain yang sah.

Ohana Space menyimpan catatan layanan psikologi paling singkat 25 (dua puluh lima) tahun terhitung sejak tanggal sesi terakhir Pengguna. Setelah masa itu berakhir, catatan ditandai untuk pemusnahan sesuai prosedur yang berlaku.

Setelah masa penyimpanan berakhir, Data Pribadi akan dihapus, dimusnahkan, dianonimkan, atau diperlakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

Untuk layanan yang termasuk dalam penyelenggaraan rekam medis, aspek keamanan dan kerahasiaan data mengikuti ketentuan yang berlaku. Permenkes No. 24 Tahun 2022 menegaskan tujuan penyelenggaraan rekam medis antara lain menjamin keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan data rekam medis.

15. Hak Pengguna sebagai Subjek Data Pribadi

Sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, Pengguna dapat memiliki hak untuk:

• memperoleh informasi mengenai pemrosesan Data Pribadinya;
• melengkapi, memperbarui, dan/atau memperbaiki Data Pribadi;
• mengakses dan memperoleh salinan Data Pribadi sesuai ketentuan;
• menarik kembali persetujuan apabila pemrosesan didasarkan pada persetujuan;
• meminta penghentian pemrosesan dalam keadaan yang diperbolehkan;
• meminta penghapusan atau pemusnahan Data Pribadi dalam keadaan yang diperbolehkan;
• mengajukan keberatan terhadap pemrosesan tertentu;
• memperoleh atau meminta pemindahan Data Pribadi dalam keadaan yang diperbolehkan; dan
• mengajukan pengaduan terkait pemrosesan Data Pribadi.

Pelaksanaan hak tersebut tetap memperhatikan pengecualian dan pembatasan yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan, termasuk apabila penghapusan atau perubahan data dapat bertentangan dengan kewajiban hukum atau kepentingan perlindungan pihak lain.

UU Pelindungan Data Pribadi secara khusus memberikan hak kepada Subjek Data Pribadi untuk memperoleh informasi mengenai identitas pihak yang meminta data, dasar kepentingan hukum, tujuan penggunaan, dan akuntabilitas pemrosesan.

16. Permintaan Akses terhadap Data Psikologis atau Catatan Pelayanan

Permintaan Pengguna terkait data psikologis, catatan konseling, hasil asesmen, atau dokumentasi pelayanan akan diproses dengan memperhatikan:

• identitas dan kewenangan pihak yang meminta;
• hak Pengguna sebagai Subjek Data Pribadi;
• hak dan privasi pihak lain;
• kewajiban kerahasiaan profesional;
• ketentuan mengenai rekam medis apabila berlaku; dan
• ketentuan peraturan perundang-undangan.

Tidak semua permintaan terhadap informasi dapat dipenuhi secara otomatis apabila pemberian informasi tersebut dapat melanggar hukum, mengungkap Data Pribadi pihak lain, atau bertentangan dengan kewajiban kerahasiaan yang berlaku.

17. Layanan untuk Anak atau Individu yang Membutuhkan Perwakilan

Apabila layanan diberikan kepada anak atau individu yang dalam kondisi tertentu memerlukan perwakilan yang sah, Ohana Space dapat meminta informasi dan/atau persetujuan dari orang tua, wali, atau pihak yang secara hukum berwenang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Pemrosesan Data Pribadi anak mendapatkan perhatian dan perlindungan khusus.

18. Pihak Ketiga yang Digunakan dan Lokasi Pemrosesan

Pihak ketiga yang benar-benar digunakan Ohana Space saat ini:

Acara kalender sengaja dibuat tanpa identitas. Siapa pun yang melihat kalender tersebut — termasuk penyedia layanan kalender — tidak dapat mengetahui siapa yang menjalani sesi atau sesi jenis apa.

Data layanan Ohana Space disimpan pada server yang berlokasi di Indonesia. Pemrosesan di luar Indonesia hanya terjadi pada layanan kalender dan surel sebagaimana tercantum di atas, dan dibatasi pada data seminimal mungkin.

Daftar pihak ketiga dapat berubah sesuai kebutuhan operasional dan teknologi. Setiap perubahan material akan ditangani sesuai kewajiban pemberitahuan yang berlaku, dan Kebijakan Privasi ini diperbarui sebelum perubahan tersebut berlaku.

19. Penanganan Insiden Keamanan

Apabila Ohana Space mengetahui adanya insiden keamanan yang berdampak atau berpotensi berdampak terhadap Data Pribadi, Ohana Space akan melakukan langkah penanganan sesuai prosedur internal dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Langkah tersebut dapat mencakup identifikasi dan pembatasan insiden, investigasi, pemulihan sistem, mitigasi risiko, dokumentasi insiden, dan pemberitahuan kepada pihak yang diwajibkan untuk diberitahu berdasarkan hukum.

20. Penggunaan Data secara Anonim atau Agregat

Ohana Space dapat menggunakan data yang telah dianonimkan atau diagregasikan untuk tujuan seperti evaluasi kualitas layanan, analisis penggunaan layanan, pengembangan program, penelitian atau edukasi, dan pelaporan statistik.

Data yang telah digunakan dalam bentuk anonim tidak boleh digunakan untuk mengidentifikasi kembali klien.

Apabila suatu kegiatan penelitian atau publikasi membutuhkan penggunaan Data Pribadi yang dapat mengidentifikasi individu, pemrosesan tersebut akan dilakukan berdasarkan dasar pemrosesan dan persetujuan yang sesuai.

21. Larangan Penggunaan Data Klien

Ohana Space tidak akan:

• menjual Data Pribadi klien;
• memberikan isi konseling kepada pihak yang tidak berwenang;
• menggunakan hasil asesmen untuk kepentingan pemasaran tanpa dasar yang sah;
• memberikan akses Data Pribadi kepada karyawan yang tidak membutuhkannya;
• mempublikasikan kisah, foto, testimoni, atau pengalaman klien yang dapat mengidentifikasi individu tanpa persetujuan yang sesuai; atau
• menggunakan data psikologis klien untuk tujuan yang tidak sesuai dengan tujuan pengumpulan data.

22. Permintaan dari Aparat atau Kewajiban Hukum

Ohana Space dapat mengungkapkan Data Pribadi apabila diwajibkan atau diperintahkan berdasarkan peraturan perundang-undangan, putusan pengadilan, atau permintaan resmi dari pihak yang berwenang.

Dalam keadaan tersebut, pengungkapan akan dibatasi pada informasi yang secara hukum diperlukan sejauh diperbolehkan.

Kewajiban tersebut tidak berarti bahwa Ohana Space memberikan akses bebas terhadap seluruh data klien.

23. Perubahan Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini berlaku sampai waktu yang tidak ditentukan, atau sampai Ohana Space menerbitkan versi baru.

Ohana Space dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perubahan layanan, teknologi, proses internal, atau ketentuan hukum.

Apabila perubahan berdampak material terhadap cara Ohana Space memproses Data Pribadi, Ohana Space akan memberikan pemberitahuan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan meminta persetujuan kembali sebelum pemesanan berikutnya.

Nomor versi dan tanggal berlaku setiap versi ditampilkan pada bagian awal halaman ini.

24. Hubungi Kami

Apabila Pengguna memiliki pertanyaan, permintaan, atau pengaduan mengenai Kebijakan Privasi atau pemrosesan Data Pribadi, Pengguna dapat menghubungi:

PT Jiwanta Abyudaya Abadi / Ohana Space Surel: info@ohanaspace.id WhatsApp: 081215881388 Alamat: sebagaimana tercantum pada Bab 2

Permintaan akan diverifikasi terlebih dahulu untuk memastikan bahwa informasi Data Pribadi hanya diberikan kepada pihak yang berhak menerimanya.

25. Bahasa dan Pernyataan Penutup

Kebijakan Privasi ini disusun dalam Bahasa Indonesia sebagai naskah utama. Versi bahasa Inggris disediakan atas permintaan untuk memudahkan pemahaman; bila terdapat perbedaan penafsiran, naskah Bahasa Indonesia yang berlaku.

Dengan menggunakan layanan Ohana Space, Pengguna menyatakan telah diberikan kesempatan untuk membaca dan memahami Kebijakan Privasi ini.

Persetujuan terhadap pemrosesan Data Pribadi diminta secara terpisah apabila diperlukan berdasarkan tujuan dan dasar pemrosesannya.

Kebijakan Privasi ini tidak menggantikan persetujuan khusus yang mungkin diperlukan untuk layanan konseling, psikoterapi, asesmen psikologi, penelitian, penggunaan testimoni, dokumentasi, atau tujuan lainnya.